Upravit stránku
02.02.2018Office to go
Jak vybrat osobní asistentku

Potřebujete ulehčit, ale nevíte, co delegovat. Hledáte levnou brigádnici, která zvládne vše. To jsou nejčastější chyby, které dělají podnikatelé při výběru asistentky. Problémů se objevuje hned několik.

 

Hledáte asistentku poprvé

Tato situace potká každého freelancera, který je dosud zvyklý řešit sám VŠE. Vaše podnikání se ale posouvá, stejně jako vy. Například máte e-shop a vcelku ovládáte grafiku, která vám ale zabírá dost času. Delegováním grafiky se zbavíte časové zátěže, máte více času na důležité věci a vaše značka vyvíjí kupředu. TIP OFFICE to go: Zeptejte se na zkušenosti svého okolí. Oslovte ty, kteří práci delegují, ale také ty, na které je práce delegována. Dostanete řadu tipů, čím začít a čemu se vyhnout. Naši klienti obvykle začínají od rutinních či administrativních úkolů.

 

Už jste se spálili

Dosavadní pomocné síly vás stály peníze a energii? Nebo vás dokonce někdo podvedl? Není divu, že teď máte vysoké nároky a velmi pečlivě vybíráte, komu důvěřovat. Tímto přístupem bohužel stavíte sami sebe do pasti "udělám všechno sám". Potenciální asistentky tím odstrašíte a jste na cestě k vyhoření. TIP OFFICE to go: Hledejte doporučení a reference. Ty si pro jistotu telefonicky ověřte, abyste měli jistotu, že nesáhnete vedle.

 

Hledáte levnou brigádnici

Chcete, aby asistentka zvládla administrativu, marketing na Facebooku a komunikaci s klienty… jenže za hodinovou sazbu 100 Kč dostanete odpovídající výsledek. Nevěřte lidem, kteří vám za nízké částky slibuje vše. Můžete se zrovna trefit správně - mnohem častěji vás čeká delší doba zaučování, nižší spolehlivost, minimum zkušeností nebo selského rozumu. Vyjádřeno čísly - když k nízké hodinovce brigádnice připočítáte svou hodinovou sazbu, které většímu zaučování věnujete, vyjde vás nevýhodně. A to se nezmiňujeme o nervech. TIP OFFICe to go: Hlavní nebo vedlejší pracovní poměr není jediná varianta. Ušetřit můžete tím, že osobní asistentka bude fakturovat. Vy tedy platíte pouze to, co odpracuje.

 

Nevíte přesně, co delegovat

Máte toho moc a potřebujete ulehčit. Bohužel vaše matná představa, co delegovat, vám komplikuje všechny fáze - hledání osobní asistentky, její zaučování a i následnou spolupráci. Řada potenciálních asistentek nemá šanci splnit vaše očekávání - protože se teprve učíte pojmenovat, co potřebujete. TIP OFFICE to go: Vezměte papír a tužku a vypište veškeré části, které zahrnuje vaše práce. Pomůže buď klasický seznam nebo myšlenková mapa, do které zakreslíte vše. Nezapomeňte na detaily jako údržba kanceláře, třídění šanonů nebo vyřizování mailů. Zjistíte tak, které činnosti jsou nejvíce rutinní NEBO vás nejvíce zdržují NEBO které vás nejméně baví.

 

Chcete okamžitě perfektní výsledek

Počítejte s tím, že předání dlouhodobé agendy může trvat minimálně týden. I poté se mohou objevovat nečekané situace, které vy už řešíte automaticky. “Zadaný úkol vám může připadat zcela jasný, ale asistentku napadnou minimálně dvě možnosti řešení,” říká osobní asistentka Jana Součková, která pracuje pro OFFICE to go druhým rokem. Proto je potřeba, abyste byly první týdny on-line nebo na telefonu. Podobnou situaci můžete řešit, ještě než začne pracovat. TIP OFFICE to go: Během prvních dní a týdnů můžete zjistit, že potřebujete od asistentky odbornost. Nebojte se úkoly rozdělit a jednu asistentku přidělit na administrativní úkoly, druhou na daně a účetnictví, třetí na pořádání akcí.

 

Trávíte výběrem asistentky spoustu času

S touto stížností jsme se setkali už u několik klientů. Na služby OFFICE to go se obrátili poté, co strávili desítky hodin vlastním výběrovým řízením - a přesto nemají asistentku, se kterou by byli spokojení. Inzeráty, domlouvání schůzek a samotné pohovory jsou velmi časově náročné, navíc mají lidé tendenci je odsouvat jako nedůležité. TIP OFFICE to go: Pohovory a výběr jsme už udělali a naše asistentky mohou pracovat hned zítra. Navíc máte záruku, že osobní asistentka má s danou činností zkušenosti. A když je nemocná, zastoupí ji jiná kompetentní kolegyně.