Upravit stránku
20.04.2018Office to go
Jak se naučit zadat úkoly a nezešílet z toho
Na co nezapomenout při zadávání úkolu? A se kterými činnostmi může vaše asistentka začít? Projděte si manuál, který vám pomůže začít s delegováním práce. Obvykle trvá jeden měsíc, než se spolupráce s asistentkou zaběhne podle vašich představ. Během této doby vyzkoušíte nejen schopnosti nové pracovní síly, ale i vlastní způsob zadávání práce. Ve článku mimo jiné najdete tři důležité otázky, které při zadávání úkolu zodpovědět a urychlit zaškolení asistentky.

Sepište si seznam činností

V klidu si sedněte a na papír vypište, jaké úkoly vás stojí nejvíce času a zdržují. Které z nich můžete delegovat? Pokud máte jasno, rovnou ho zadejte asistentce. Podněty můžete sbírat po celý měsíc. Zkuste si všímat a zapisovat si, které pracovní činnosti

  • děláte automaticky (např. veškeré kopírování a přepisování, kontrola financí, vyplňování tabulek, záležitosti typu ctrl+c ctrl+v)

  • se vám opakují, ale neobejdete se bez nich (např. vyřizování objednávek, posílání zásilek poštou, organizace diáře)

  • jsou zdlouhavé a k dotažení (např. příprava smluv a kontrola jejich platnosti, domlouvání schůzek, komunikace s dodavateli a odběrateli)

  • se opakují každý týden/měsíc/rok (např. účetnictví, smlouvy, zákonné povinnosti)

  • jsou nárazové a brzdí vás v práci (např. organizace rodinné oslavy, rezervace hotelu a letenek, nábor nového zaměstnance)

  • potřebujete ke zlepšení svých služeb a ještě se jim nevěnujete (např. vytvoření prezentace nebo letáku, PPC reklama, remarketing na Facebooku)

 

Začněte jednou věcí

Nejdříve si ujasněte. Pomoci vám může i sama asistentka, se kterou projdete své činnosti a domluvíte se, které si může převzít. Například když do OFFICE to go přijde nový klient, zajímáme se o to, co přesně dělá a na čem staví své podnikání. Podle jeho priorit a potřeb můžeme určit asistentku, která mu nejlépe vyjde vstříc.

Příklady prvního úkolu:

- vytvoření prezentace - vy dodáte informace, asistentka dá vše dohromady,
- rozdělení e-mailů a oštítkování, případně zprávy podle toho, na které odpovídáte nejčastěji,
- zorganizování schůzky mimo město, zajištění ubytování a dopravy.

Tip OFFICE to go: Nestíháte svou práci, ale nevíte, čím začít? Zavolejte nám, společně se podíváme na vaše podnikání a poradíme vám zdarma, co můžeme během zkušebního měsíce zařídit za vás.​​​​​​

 

Jak popsat asistentce úkol?

Na asistentkách se nejvíce oceňuje schopnost organizace a také - neodborně řečeno - použití selského rozumu. K tomu však potřebuje znát řadu souvislostí, které potřebují ke splnění úkolu. Proto váš základní popis, jak ho splnit, nemusí obsahovat dostatečné množství informací. Kromě samotného zadání tedy asistentce přidejte odpověd na tyto otázky.

  1. Proč se úkol dělá a proč je důležitý? (pomůže přesvědčit potenciálního zákazníka; hrozila by pokuta; ušetří do budoucna spoustu času apod.)
  2. Jaký má být výsledek? (jakého zákazníka má oslovit; kolik má mít dokument stran; kde se bude prezentovat apod.)​​​​​​​
  3. Jaké komplikace se mohou objevit a jak s nimi nakládat (koho jiného oslovit, pokud se první klient neozve; co když jsou smlouvy neaktuální)

 

Počítejte s opravami

"Nikdo práci neudělá lépe než já" - toto nastavení má mnoho lidí. Je pochopitelné, do života však nepraktické. Pro vás dokonalý výsledek totiž automaticky nemusí vést k růstu vašeho byznysu. Nejhůře se tohoto nastavení zbavují lidé, kteří podle něj pracují celý život. Snažte se ale rozlišit, kdy jde o vaši utkvělou představu a kdy o špatně provedený úkol. K výsledkům pochopitelně navrhujte zlepšení, připisujte poznámky, které má ještě asistentka zapracovat. Nezpomeňte také okomentovat, co bylo správně splněno. Tímto postupem zdokonalujete nejen práci asistentky, ale svou vlastní - pokud asistentka nesplnila zadání na první pokus, příště zadáte úkol přesněji, protože už bude vědět, jak postupovat. První měsíc sice investujete více času do zaučen, ten se vám však vrací v podobě času na sebe, svou rodinu a rozvoj podnikání.

Tip OFFICE to go: Určitě netolerujte nedodržování termínů nebo špatnou komunikaci. Aplikujte na ni pravidlo třikrát a dost.

 

Dejte jí volnou ruku

Máte jasnou představu, jak by měl vypadat leták nebo nová PPC kampaň? Sdělte to své asistence. V opačném případě nezasahujte do podoby, než vám hotový úkol předloží. Odmítnutím každého výsledku ji jednak demotivujete, jednak nejspíš přicházíte o zdroj nových podnětů, které by vás samotné nenapadly. Může se však stát, že si až nad hotovým výsledkem uvědomíte, že jste měli úplně jinou představu. Je pak na zvážení, zda je opravdu nefuknční nebo nedostačující. Pokud vám vlastní návrh připadá lepší, vysvětlete asistentce, proč si to myslíte. Lépe se tak naladí na vaši vlnu a příště zvládne výsledek podle vašich představ.

Tip OFFICE to go: Domluvte se, aby vám asistentka poslala úkol krátce po rozpracování. Tato taktika vám pomůže u důležitých úkolů a také na začátku spolupráce, když se teprve potřebujete sladit.