Upravit stránku
26.02.2018Office to go
Připravte se na opakující se úkoly, jinak zůstanete v krysím kolečku navždy.

Děláte vše na poslední chvíli? Máme pro vás dobrou zprávu - existují totiž úkoly, jejichž odložení se vám vyplatí. Proto nepředělávejte sami sebe, pokud vám dodržování deadlinů dělá potíže. Místo úporné snahy o organizaci zkuste těchto pár tipů, které vám zjednoduší život.

 

Možná to ani stihnout nemusíte…

Často jsme chycení v deadlinové pasti - za každý promeškaný úkol totiž hrozí trest (musíte zaplatit pokutu, zpozdí se další platby, žena s vámi nemluví atd.). Jenže v některých případech je sankce vcelku přijatelná a vyplatí se vám ji přijmout. Proto si vždy spočítejte si, zda vám stihnutí termínu vůbec stojí za námahu. Opravdu je nutné vrátit včas knížky, nebo raději dokončit důležitý úkol a obětovat zpozdné 100 Kč v knihovně? Máte zůstat v práci déle a vydělat 2 tisíce navíc, nebo konečně strávit společný večer s manželkou?

 

Rozlišovat podstatné/nepodstatné věci je dovednost, kterou člověk piluje roky. Nebojte se tedy odkládat, pokud vám více času přinese klid. Například pokud vyděláváte v březnu více než v jiných měsících, nejspíš se vám vyplatí odložit daňové přiznání na 30. červen. Sice zaplatíte daňovému poradci, ale ušetříte si nervy a vyděláte více.

 

Jedna (organizační) hlava navíc

Práce na poslední chvíli je ideální pro ty, kteří se tak vybičují k nejlepším výkonům za krátkou chvíli. Bohužel u záležitostí byrokratického rázu to neplatí. Tento přístup vám může kazit byznys a přinášet stres do pracovního i osobního života. Proto na administrativní věci, které nesnesou prodlevu, najměte “dotahovače”. Tím dostanete mentální prostor na skutečně důležitou práci. Administrativní pomoc ocení zejména kreativní povolání jako grafici, řemeslníci, malíři, spisovatelé nebo návrháři - tedy všichni potřebují mentální i časový prostor, aby nápady mohly přicházet.

 

Roční kalendář s přehledem

Unikají vám platnosti smluv se zákazníky a dodavateli? Operátor vám automaticky prodloužil nevýhodný tarif? Nebo jste nezaplatili včas doménu webových stránek? Založte si roční pracovní kalendář, kam všechna tato data zapíšete. Můžete ho mít přes celou stěnu v kanceláři nebo ho mít všude s sebou on-line, včetně upozornění na termín. Virtuální kalendář je ideální pro sdílení, takže termíny snadno pohlídá asistentka/brigádnice a vy se můžete věnovat podstatným věcem. Stejně tak do něj může zapisovat jednotlivé termíny, aniž byste vy ztráceli čas. TIP OFFICE to go: Velké úkoly rozdělte do několika fází - například daňové přiznání rozdělte na sběr podkladů, podání přehledů pojišťovně, podání přehledů pro správu sociálního zabezpečení, finanční úřad.

 

Vykašlete se na seznamy

Přeplněný to-do list dokáže zvednout hladinu adrenalinu, i když zrovna nic nehoří. Seznam 30 úkolů má ještě jednu zásadní nevýhodu. Zaručeně se vrhnete na ty nejlehčí úlohy, které ale často bývají nejméně podstatné. Kompletní seznam raději rozdělte na malé úlohy, které pak přidělíte do diáře na jednotlivé dny. Na každý den si určete tři nejdůležitější věci, zbytek neřešte. TIP OFFICE to go: Pokud potřebujete vidět všechny úkoly přehledně, zakreslete je raději do myšlenkové mapy.

 

Škrtejte, škrtejte, škrtejte

 

Co může za věčný pocit nestíhání? Přemíra aktivit. Nejsme zvyklí si připustit, že jich je už příliš, a raději se honíme. Zvykněte si na (zpočátku nepříjemné) řešení. Některé činnosti/lidi je potřeba vypustit ze svého života - a nebo si najít někoho, kdo se o nezbytnosti postará za vás. TIP OFFICE to go: Naučte se rozlišovat slova NESTÍHÁM a NECHCI. Je sice těžší přijmout, že vy opravdu nechcete chodit do fitka, z upřímné odpovědi se vám samotným uleví. O prioritách píšeme také ve článku Minimalismus v podnikání: Jak vám méně činností přinese víc peněz.