Upravit stránku
12.10.2020Office to go
Multitasking, prokrastinace či syndrom vyhoření jsou s námi už dlouho!
Práce sekretářky je náročná, odpovědná, někdy až vyčerpávající,“ upozorňuje učebnice pro sekretářky z 80. let minulého století, která nám byla inspirací pro další díl Okénka do minulosti. Radí, že sekretářka si má vytvořit příjemné pracovní prostředí a podmínky, které uleví jejímu nervovému systému. Jak? Pár archivních tipů, které určitě využijete i v dnešní době, se dozvíte v novém článku.

Multitasking je kontroverzní a často skloňovaný výraz posledních let. Obeznámeni jsou s ním především lidé pracující v kanceláři. Ať hodí kamenem ten, kdo nemá v prohlížeči otevřených souběžně deset oken, k tomu alespoň dva rozpracované wordové dokumenty a několik emailových účtů. Odborníci však domnělou efektivitu multitaskingu vyvracejí – podle magazínu Forbes je dělání několika věcí najednou jen zabijákem produktivity a škodí i nervovému systému. Moderní poznatek posledních let? Ale kdeže…

Přerušovaná práce škodí zdraví

Na nervový systém sekretářky negativně působí nesoustavná, přerušovaná práce, řešení několika úloh současně, neklidné prostřední a špatné mezilidské vztahy. To vše má za následek neurózy, poruchy nervové činnosti,“ vysvětluje letitá učebnice pro sekretářky. „V začátku práce je třeba i promyslet vhodný pracovní postup, připravit si podklady a pomůcky. Tím se vytvoří dobré podmínky a není třeba práci přerušovat. Dobrých výsledků dosahuje sekretářka, která pracuje se zájmem, soustředěně, má radost a uspokojení z práce, nezanedbává povinnosti a nedopustí, aby se vytvořilo mnoho restů.“

Od jednoduchého ke složitému

Nervovému vypětí sekretářky měl zabránit dobrý časový harmonogram práce. Ten zohledňoval nejen množství úkolů, ale i jejich pořadí. „To znamená od jednoduchého ke složitému. Náročnější práce má sekretářka dělat, pokud je svěží“. A co tolik rozšířená prokrastinace? I na tu má více než třicet let stará učebnice radu: „Nepříjemné práce sekretářka nemá odkládat, protože tím, že na ně musí myslet, ztrácí duševní pohodu. Organizace práce a mentální hygiena ulehčuje osvojení nových poznatků a návyků, umožňují zvládnout značné množství úkolů a udržet si přitom duševní rovnováhu.“

Organizace práce pomocí to-do listů

Do pracovny vedoucího vstupuje sekretářka vždy s blokem a tužkou. Vyřízené věci anebo napsané listy přeškrtne červenou tužkou. Popsané bloky schovává aspoň rok.“ Udělat si to-do list dnes patří k běžné součásti práce zřejmě většiny z nás. Namísto bloku a tužky můžete otestovat třeba aplikace jako je OneNote, EverNote či Todoist, které využívají naše online asistentky při plánování práce pro jednotlivé klienty. „Před skončením pracovní doby si (sekretářka) od vedoucího vyžádá dispozice na další den a spolu s ním a nebo sama si sestaví časový přehled úloh, které je třeba vyřídit. Pravidelně se opakující práce by měly mít pevně stanovenou dobu v denním rozvrhu.“

Jak se vyhnout syndromu vyhoření

Mnoho aktuálních koučů digitálního detoxu a mindfullnes přístupu k životu by se klidně ve svém know-how mohlo inspirovat právě v učebnici Sekretářské práce pro IV. ročník SEŠ. Obsahuje pár nadčasových rad, jak se chránit před syndromem vyhoření. „V zájmu udržení mentální hygieny se (sekretářka) snaží dodržovat správnou životosprávu, to znamená dostatečný odpočinek po práci, střídání práce a odpočinku, správnou výživu, spánek v dostatečné míře, tělocvik a sport, pohyb na čerstvém vzduchu a umění relaxace po dobu krátkého časového období a snahu o udržení duševní rovnováhy.“

James Clear ve své nejnovější knize Atomové návyky odhaluje strategie, jak se zbavit zlozvyků a vybudovat si užitečné vzorce chování. Osvojení dobrých pracovních návyků pro zefektivnění práce však není nic nového. „Jde o činnost, která se opakováním tak zautomatizovala, že ji vykonáváme lehce, rychle a při malé kontrole vědomí. Dobré návyky snižují napětí a únavu a zvyšují výkonnost v práci. Předcházející návyky ulehčují osvojení návyků nových, zejména když ve starém a novém návyku jsou shodné prvky,“ zmiňují autoři učebnice.

Úloha sekretářky tehdy i dnes? Šetřit váš čas

Už v 80. letech byla hlavní podstata sekretářčiny práce jasná. Měla svému nadřízenému šetřit čas a energii, kterou potřeboval věnovat důležitějším věcem. „Sekretářka musí hospodařit s vlastním časem a vhodnými opatřeními šetřit čas vedoucího. Zdroje úspor času souvisejí se správnou technikou a organizací práce, s plánováním pracovních úloh. Sekretářka má zbavit vedoucího prací, které neodpovídají jeho kvalifikaci, nemají charakter tvořivé práce a lze je považovat za rutinní.“

Obdobnou úlohu dnes plní právě online asistentky, které vám umožní věnovat se klíčovým záležitostem vašeho byznysu. Pokud vám na to chybí čas, neztrácejte ho činnostmi, které můžete delegovat právě na online asistentku. Pomůže vám s vyřizováním objednávek, zpracováním mezd, evidencí dokumentů a spoustou dalších rutinních a organizačních činnosti.

Nevíte jak na to? Inspirujte se třeba jedním z našich předchozích článků – Jak se naučit zadat úkoly a nezešílet z toho. A pokud si stále nejste jistí, můžete si služby asistentky na jeden měsíc vyzkoušet bez závazků. Pamatujte totiž, že „…vedoucí pracovník má pracovat plánovitě a plynule. (…) Trvalé přetěžování má za následek chronickou únavu a neurózu.“

Citace pocházejí z knihy: VLČEK, Čeněk et al. Sekretářské práce pro IV. ročník SEŠ. Praha: Státní pedagogické nakladatelství, 1987.