Upravit stránku
03.11.2017Office to go
minimalismus v podnikání
Americký Yes Man rozhodně nebyl minimalista. Kývl totiž na vše, co mu nabídli, proto jeho čas zabírala řada různorodých činností. Přesně to ve svém podnikání nepotřebujete, když chcete zlepšit své soustředění a omezit nadbytečnosti. Existuje přitom několik cest, jak odlehčit a zároveň zefektivnit svou práci.

Zúžete své zaměření

Děláte webovou grafiku a váš zákazník vás požádal o tvorbu jednoduché stránky. Výsledek funguje, a tak nabídnete komplexní balíček. Další klient přidá prosbu o textaci... a vy tak nenápadně sklouznete k obrovské a neudržitelné nabídce. Přesah do jiných oborů je pochopitelně přínosný pro vaši profesi. Jenže hlubší znalost každého z nich vám přináší více práce, a tak po malých částech ukusuje vaši pozornost. Pokud po vás klienti vyžadují podrobnou znalost jiných oborů, raději spolupráci odmítněte. Jednorázově si sice přijdete na tučnější honorář, dlouhodobě ale na sebe pletete časovou smyčku (například na vzdělání, kanálech k zasažení různé cílové skupiny, budování sítě užitečných kontaktů...). O rozhodovacích procesech píše například Dan Ariely v knížce Jak drahé je zdarma.

Pokud nabízíte spousty produktů nebo služeb, tříštíte svou pozornost a zároveň posilujete nerozhodnost zákazníka. Z dvaceti různých produktů/služeb/balíčků se bude cítit zmatený a zahlcený… a raději se obrátí na někoho, kdo nabízí jednu jedinou možnost, avšak perfektně zvládnutou. Když i vy zúžíte počet svých produktů nebo služeb, stanete se profesionálem s hlubokou znalostí oboru a své cílové skupiny.

Tip jak najít terč svého podnikání:
Pomohou vám čtyři otázky, které nastínila Magdaléna Čeveláková ve článku Podnikatelský minimalismus:

  • Jaký je váš nejvýnosnější produkt nebo služba?
  • Kteří zákazníci u vás utrácejí nejvíce peněz?
  • Jaké činnosti mají největší vliv na váš zisk?
  • Které marketingové nástroje vám skutečně přinášejí nové zákazník

Srovnejte si, co doopravdy děláte

Váš pracovní den zabírají tři okruhy, kterým se věnujete. Patří sem

  1. samotná činnost podle vaší profese, k tomu také oborové vzdělávání
  2. doplňkové činnosti - marketing a grafika (správa sociálních sítí, psaní textů, e-mailing) správa webové stránky (tvorba, grafika, správa), pořádání akcí (organizace, tvorba prezentací), pochůzky (pošta, úřady, nákupy)...
  3. nezbytná administrativa - papírování a komunikace (e-maily a telefony, skenování, tvoření dokumentů), účetnictví a daňové přiznání, personální agenda a smlouvy...

Čím doopravdy zaplníte svých 8 hodin? Možná u sebe pozorujete tendenci zabývat se spíše dvojkou a trojkou, zatímco první činnost - podstata vaší práce - stojí v pozadí. Abyste mohli minimalizovat počet svých činností (a také množství nervů, které vás stojí), potřebujete se zaměřit na skutečně odvedenou práci.

Sepište si VEŠKERÉ činnosti, které děláte, a seřaďte je do 4 kvandrantů - jedna osa je značí důležitost a druhá naléhavost. Důležité a naléhavé bývají problémy a jejich hašení. Aby jich bylo co nejméně, je potřeba, abyste trávili maximum času nad záležitostmi, které jsou důležité a nenaléhavé. V nich totiž tkví váš dlouhodobý rozvoj a vyžadují pečlivou organizaci. Nepodstatné a naléhavé je potřeba udělat, ale jsou plýtváním vaším časem, který můžete věnovat odbornější činnosti. Proto je delegujte na kolegu nebo OFFICE to go. Zatímco za vás oběhneme úřady nebo navrhneme leták, vy se zaměříte na gros vaší profese. A nepodstatné a nenaléhavé věci? Ty můžete rovnou smazat, případně také delegovat.

Tip pro on-line pracující:
Změřte si, kolik času strávíte konkrétními činnostmi. Vaši on-line aktivitu automaticky zmapují nástroje RescueTime nebo ManicTime. V přehledných grafech pak jasně uvidíte, kde ztrácíte nejvíce času.

Zapomeňte na dokonalost

Minimalistům doporučujeme knihu Restart, neoficiální bibli minimalistického podnikání. Jedna ze zásadních kapitol říká, že je vždy lepší poloviční řešení než polovičaté. Například Můžete například spustit novou verzi webu se základním testováním a ostatní chyby ladit za chodu, třeba i pomocí zákazníků. Tak například postupuje Slevomat (kterému tento postup na pověsti rozhodně neubírá).

Řada podnikatelů a manažerů pobuřuje, že by měli přiznat slabost nebo chybu. Jenže perfecionalisty, kteří v ústraní vyšperkovávají každý detail, snadno předežene někdo jiný. Proto raději vzdejte hon za imaginárním 100% výsledkem, který vás pouze zdržuje od podstatných věcí.

Tip Office to go: Nesledujte slepě konkurenci. Možná jim její perfektní příspěvky na Instagramu nepřináší ani polovinu klientů, jako vám chodí z mailingu.

Přemýšlejte o penězích dlouhodobě

Stáhnete svou pozornost k tomu nejdůležitějšímu a začnou se objevovat problémy. Zapomenete včas zaplatit fakturu, váš klient odejde ke konkurenci… Takové nepříjemnosti člověka snadno rozladí a od minimalistického podnikání sklouznete zpět k zahlení a kontrolou. V takovou chvíli si uvědomte, že ztráty bývají jednorázové a z dlouhodobého hlediska přínosné. Automatické odpovědi na maily zákazníků, vystavování faktur přes oblíbený Fakturoid, zmiňované zúžení služeb nebo delegování na kompetentní osobu. Jednoduše si spočtěte, kolik stojí hodina vašeho času. Pokud vyděláváte 800 Kč na hodinu a věnujete 60 minut produktivní práci, zatímco excelovou tabulku nebo kvalitní textaci zvládne vaše asistentka. Právě tak vám principy minimalismu ušetří čas a vydělají více peněz.

Tip pro manažery:
Co udělá minimalista po dovolené? Smaže všechny maily, které dorazily během jeho nepřítomnosti. Opravdu urgentní záležitosti se totiž připomenou samy, zatímco zbytek se už dávno vyřešil.