„Sekretářka má být upravená, kultivovaná, vkusně a přiměřeně oblečená. O ženě, která není náročná na svůj vzhled a úpravu svého pracoviště, není možno předpokládat, že bude vzbuzovat důvěru v jiných oblastech pracovní činnosti.“
Nároky na reprezentativnost sekretářky nebyly ani během socialismu nižší než dnes. Obdobné specifické a vysoké nároky však byly kladeny i na vzhled celé kanceláře. O jejíž vybavení se měla postarat právě sekretářka.
„Sekretariát je součástí pracoviště vedoucího pracovníka. Nároky na toto pracoviště jsou mimořádně vysoké. Důraz se klade na funkční a estetické vyřešení prostoru s vnitřním zařízením při respektování psychických a fyziologických potřeb člověka.“
Psychologie barev není nic nového, už v 80. letech se měla správná sekretářka orientovat v emočním vlivu barev na člověka a interiér ladit do takových barev, které nejen zpříjemní pracovní prostředí, ale zajistí i duševní rovnováhu a větší výkonnost pracovníků.
„Správně použité barvy zvyšují výkon a snižují únavu. Člověk spojuje určité barvy s určitými představami: žlutá – slunce – teplo, modrá – voda – chlad. V tmavých, šedých, šedomodrých kancelářích jsou pracovníci více náchylní k únavě, k podrážděnosti, která se přenáší i do mezilidských vztahů, než ve světlých, čistých, harmonicky laděných interiérech.“
Svými znalostmi ohledně vhodné výmalby kanceláře by mohly tehdejší sekretářky konkurovat nejednomu bytovému designérovi. Doporučeny byly spíše světlejší a pastelové tóny, které rozjasní a zvětší místnost.
„Příliš ostré, syté anebo kontrastní barvy stěn mohou zaujmout návštěvníka na výstavě nebo v kavárně, kde se zdrží krátce, ale nebudou se hodit pro pracovnu sekretářky. Barevností stěn se snažíme prostor spíše uklidnit, než neklid podporovat. Pestré barvy na větších plochách unavují a znechucují. Dívat se několik hodin denně na jednu žlutou a druhou zelenou stěnu omrzí a unaví.“
Klasické vybavení sekretariátu nebylo příliš odlišné od toho dnešního – psací stůl, židle a skříně, do kterých se ukládaly potřebné dokumenty. Namísto počítače však měla sekretářka psací stroj na separátním stolku. Ten bylo potřeba umístit tak, aby od něj bylo vidět jak na vstupní dveře, tak na kancelář vedoucího.
„Stolek s psacím strojem má být co nejblíže u pracovního stolu. Výhodné je umístění z boku, světlo má dopadat zleva. Telefon na psacím stole je výhodné položit na otáčecí stojan, aby na něj sekretářka mohla dosáhnout bez vstávání od psacího stroje. Vstávání a zbytečné kroky snižují pracovní výkon.“
Další výbavou kanceláře byla třeba příruční knihovna a moderní prototyp skříně na šaty s umyvadlem, zrcadlem a poličkou na kosmetické potřeby. „Návštěvník v sekretariátě nemá vidět do soukromí sekretářky – volně pověšený kabát, boty uložené vedle skříně, kosmetické potřeby na psacím stole ani podnos s použitými šálky. To patří do zvláštní místnosti nebo alespoň za závěs.“
Psací stůl sekretářky měl být reprezentativní stejně jako sama sekretářka. Na stole měly být pouze věci, které sekretářka aktuálně potřebuje. „Pod plexisklem je například telefonní seznam, adresy. Blok a tužka mají být připraveny tak, aby na ně mohla bez vstávání dosáhnout od psacího stroje, stejně jako na telefon.“
Nárokům na pořádek a puntičkářskou přehlednost se nevyhnuly ani zásuvky psacího stolu, které byly tak trochu majetkem všech. Měl v nich být udržován takový pořádek, aby sekretářka okamžitě našla věci, které potřebuje. „Výhodné je udělat seznam obsahu jednotlivých zásuvek a uložit ho v první zásuvce. V případě, že sekretářka nepřijde do práce, nebude práce oddělení blokována. Podle seznamu se zorientuje vedoucí i kolegyně, která bude sekretářku zastupovat.“
Dalším z úkolů sekretářky bylo udělat ze sekretariátu příjemné prostředí. Třeba pomocí záclon, které změkčovaly osvětlení a zlepšovaly akustiku, nebo jinak. „Podle nejnovějších výzkumů se za esteticky a funkčně dokonalejší považují horizontální nebo vertikální lamelové žaluzie, které je možno jednoduchým pohybem nastavit tak, aby propouštěly sluneční světlo v přiměřené intenzitě.“
Zapomenout však při zařizování nesměla ani na správný koberec, který bylo potřeba umístit na podlahu z PVC ideálně po celé ploše místnosti. „Výhodou je, že (koberec) značně tlumí hluk, ale je ho potřeba pravidelně vysávat a chemicky čistit, aby nebyl lapačem prachu a semeništěm bacilů.“
Vysavač naštěstí nepatřil mezi její běžné pracovní pomůcky, i tak ale nebyla úplně z obliga. „Sekretářka si všímá, zda uklízečka důsledně čistí a uklízí, a sama občas vyvětrá kancelář. Upozorní na nutnost vyčistit osvětlovací tělesa, vyměnit záclony, čistit koberce. Neškodí, když si sekretářka nedostatků všimne a upozorní na ně.“
Soudruzi naštěstí neměli příliš vysoké mínění o vizuálním dojmu sektorové nábytku, a tak bylo sekretářkám doporučeno, aby jeho úroveň a celkový dojem kanceláře pozvedly jinak. „Sektorový nábytek působí dost stereotypně, proto ho doplníme svěžími barvami drobných doplňků, jako jsou lampy, obrazy, dekorativní skla, kytice květů ve váze. Na podzim dáme do keramické vázy větvičku červených šípků, později listy nebo jehličnaté větvičky.“
„Vkusně naaranžované suché květy a trávy jsou vhodným doplňkem každého interiéru. Je-li místnost dostatečně velká, velmi dobře působí květinový kout. Květiny zvyšují kulturnost každé místnosti a vhodně doplňují kancelářský interiér, vytvářejí atmosféru klidu a pohody.“
„Každý z nás vtiskuje pečeť své osobnosti prostředí, ve kterém žije a pracuje. Kancelář sekretariátu hovoří o úrovni sekretářky, o její povaze, zvyklostech, smyslu pro pořádek,“ praví autor učebnice pro sekretářky z 80. let. A přesto, že mnohá z doporučení mohou v dnešní době působit úsměvně, pod některé by se zřejmě podepsala každá z našich online asistentek.
Citace pocházejí z knihy: VLČEK, Čeněk et al. Sekretářské práce pro IV. ročník SEŠ. Praha: Státní pedagogické nakladatelství, 1987.
