Přesun komunikačních a pracovních aktivit do online prostředí nás nezastihl nepřipravené. S home officem i prací na dálku máme díky poskytování online administrativních služeb už hodně zkušeností. A proto se chceme podělit o několik nástrojů, které se nám za poslední roky při práci s klienty i mezi sebou osvědčily. Nástroji pro efektivnější komunikaci, projektové řízení či práci na dokumentech šetříme čas, peníze a nervy sobě i klientům.
Právě komunikace s ostatními je během home office důležitá, a to nejen kvůli výměně informací, ale i pro udržení vzájemné motivace celého týmu. Videokonference je v řadě případů mnohem efektivnější a rychlejší cestou, jak si předat informace s několika lidmi zároveň. Praktičtější než nekonečné přeposílání emailů. Videohovor vám navíc umožní lépe reagovat na ostatní díky nonverbálním prvkům komunikace – výrazu tváře, emoci či barvě hlasu. Věcem, které se v psané podobě vytrácí a mohou vést k nedorozuměním.
Asi nejznámějším průkopnickým nástrojem pro videohovory a konference je Skype. Během posledních měsíců jej však do značné míry nahradil Zoom, který s nástupem pandemie získal prakticky přes noc stovky milionů nových uživatelů. Zoom je velmi jednoduchý na používání, umožňuje spustit nový video meeting s celým týmem na několik kliknutí bez nutnosti desktopové aplikace. Nabízí i řadu pokročilých funkcí včetně sdílení obrazovky, což se hodí pro prezentace. Bezplatná verze umožňuje 40 minutové hovory, to je celkem ideální délka hovoru pro vyřízení většiny podstatných věcí a udržení pozornosti všech zúčastněných.
Další často používanou službou je Whereby, kde rovněž spustíte videokonferenci na pár kliknutí a v placené verzi můžete hovor i natáčet. Praktický a námi hojně využívaný je i Microstoft Teams, který nabízí nejen videohovory, ale i chatování a sdílené cloudové úložiště pro online práci s dokumenty.
Jak to udělat, aby všichni během home officu věděli, jaké mají úkoly, informace se neztrácely v nekonečných emailových vláknech a termíny se zbytečně neposouvaly? Ideální je vybrat si některý z nástrojů pro projektové řízení, který umožní pečlivé rozplánování workflow. Na začátku projektu je možné komunikovat skrze emaily – s narůstajícím objemem práce, různorodostí úkolů v různých fázích a množstvím zúčastněných lidí se emailová komunikace stává spíš prokletím než pomocníkem.
Oblíbeným a velmi jednoduchým nástrojem pro řízení projektů, který se hodí pro komunikaci s jednotlivci i celým týmem, je Trello. Funguje na přehledném nástěnkovém principu, kde můžete zadávat úkoly svým kolegům či klientům. Je to dobrá volba především pro ty, kteří s online nástroji pro řízení práce teprve začínají.
„Naši klienti komunikují se svými on-line asistentkami nejčastěji pomocí webové i mobilní aplikace Trello a Teams. Klient zde zadává úkoly asistentce, které okamžitě přijde upozornění. Zmíněné nástroje používáme i pro řízení týmové práce – tvoříme manuály jednotlivých činností, které jsou sdílené a umožňují vzájemné zastoupení asistentek v případě nemoci či dovolené,“ vysvětluje vedoucí týmu OFFICE to go Martina Trnková.
Další ve světě často používanou aplikací pro řízení práce je Asana, kde každý zúčastněný vidí své rozvržení práce. K úkolům přidělovaným konkrétním lidem je možné přidávat další podúkoly a dostupná je i celá jejich historie. Stav projektů je se dá i vizualizovat, což napomáhá snazší orientaci. Asana je zcela zdarma do 15 osob.
Na podobném principu funguje Basecamp nebo české Freelo, jehož výhodou je aktivní zákaznická podpora.
Nechcete-li si svojí asistentce či klientovi donekonečna posílat dokumenty s názvem final_final_10? Pak doporučujeme začít používat cloudová úložiště pro sdílenou správu dokumentů. Je to snadné, intuitivní a výhodou je, že k dokumentům máte přístup odkudkoliv, kde je k dispozici internet.
Třeba na Google Discu můžete vytvářet složky k jednotlivým projektům a ty sdílet s konkrétními členy týmu. Všichni tak mají potřebné podklady neustále k dispozici. Sdílet můžete i jednotlivé textové, obrázkové či tabulkové dokumenty. Na jediném dokumentu může v reálném čase pracovat několik lidí souběžně a neustále ho aktualizovat až do finální podoby. Jednotlivé části textu lze přiřadit pomocí komentáře dalšímu člověku, pokud právě potřebujete doplnění či kontrolu informací. Výhodou je, že Google Docs se průběžně ukládají a vy máte dokumenty neustále zálohované.
Data a dokumenty můžete s kolegy sdílet online také pomocí SharePoint, Dropbox nebo Microsoft OneDrive.
Měřit si čas, který strávíte prací na jednotlivých projektech a klientech je perfektní nejen pro zjednodušení následné fakturace. Ale také k hlídání efektivity – ihned zjistíte, na čem pálíte nejvíc času a zda se vaše práce z home officu vyplatí. Asi nejznámějším nástrojem je bezplatný Toggl, kde odpracovaný čas začnete měřit jediným kliknutím. Právě tento nástroj používají i naše online asistenky, které díky tomu mají detailní přehled o odpracovaných minutách a hodinách práce pro jednotlivé klienty. Toggle jim umožňuje vyexportovat vždy přehledný report své práce a klient platí pouze za čas, který asistentka strávila nad daným úkolem.
Monitoring času pak nabízí také Costlocker, který pomocí trackování času umožňuje sledování ziskovosti jednotlivých projektů.
Dobrých nástrojů k zefektivnění vašeho home office existuje spousta. V článku jsme proto vybrali především ty, které se osvědčily našemu týmu. „Používání aplikací Trello a Teams mi pomáhá v organizaci práce. Mohu si zde plánovat plnění úkolů, přidávat poznámky a vytvářet manuály pro případné zastoupení. Zároveň vše bezpečně a rychle sdílím s klientem, a tak jsme v kontaktu i bez telefonování a e-mailů,” popisuje výhody zmíněných nástrojů online asistentka Kateřina Kraftová. A její slova potvrzuje spolupracovnice Pavla Nekolná: „Aplikace mi pomohly uspořádat si práci a být organizovanější. Uvědomit si, co a kdy je potřeba udělat. Díky pravidelným videokonferencím jsem v kontaktu s kolegyněmi, což skvěle udržuje motivaci k práci. Díky online propojení navíc šetříme čas, který bych strávila cestou na schůzku. Osobní kontakt je důležitý, ale tohle je skvělý doplněk.”
