Jana Součková u nás pracuje od listopadu 2016 jako osobní asistentka. Nyní se stará o naše dva stálé klienty a vypomáhá, když si objednáte jednorázovou pomoc nebo onemocní vaše asistentka. V rozhovoru jsme si povídali, Jak nastavit spolupráci se svou asistentkou, aby vše fungovalo během prvního týdne.
Jano, co děláte pro OFFICE to go?
Prvním z mých klientů je insolventní správce/advokát. Docházím do kanceláře cca 2x týdně, kde zajišťuji běžnou pravidelnou agendu nutnou pro chod kanceláře. Starám se o vedení a zakládání šanonů a jejich evidenci, vedení kalendáře, zejména z hlediska soudních lhůt. Zařizuji také kopírování, skenování, zápis z datových schránek atd. Druhým mým klientem je učitel tance, pro kterého spravuji dvě Facebookové stránky. Práce zahrnuje tvorby a propagace událostí, komunikace s lidmi, plnění kurzů a workshopů. Zkrátka marketing a remarketing na Facebooku.
Pomáháte klientům, když chtějí něco jednorázově?
Ano, podle množství práce. Například zadávám on-line přihlášky do systému IR-IS, vyplňuji on-line formuláře pro změny v obchodním rejstříku. Dále připravuji různé písemností, komunikuji se soudy, exekutory, přepisy apod.
Kde a kolik hodin pracujete?
Práce pro OFFICE TO GO mi zabírá zhruba 3-6 hodin denně. Nejčastěji pracuji doma a minimálně jednou týdně jedu do kanceláře ke klientovi.
Jak jste získala zkušenosti, které uplatňujete při své práci pro OFFICE to go?
Studovala jsem obchodní akademii a poté jsem vydržela tři semestry na České zemědělské univerzitě, obor provoz a ekonomika. Ale nejsem studijní typ. Školu jsem opustila a bez jakýchkoli zkušeností jsem začínala jako klasický realitní makléř. Časem jsem získala místo v jedné lukrativní realitní kanceláři a tam se dostala k zajímavým projektům i klientům. Načerpala mnoho zkušeností a vědomostí od administrativních po právní. Dále se mi naskytla příležitost podnikat v oboru pohostinství, kde jsem s vlastní společností provozovala několik let fresh juice bary. Během těchto zkušeností jsem se naučila, že nic není problém, pokud člověk chce.
S jakými problémy si nejčastěji potkáváte při zadávání práce?
Největší strastí je nejasné zadání práce, kdy zadaný úkol může klientovi připadat zcela jasný, ale asistentku napadnou minimálně dvě možnosti řešení. Také se občas stane, že práce stojí, protože klient není k dostižení a zadání zůstává nejasné. Když ale funguje komunikace a otevřenost, lze práci stabilizovat už po týdnu.
Co potřebujete vědět od klienta, když začínáte s prací pro něj?
Čím více informací mám, tím lépe a rychleji pochopím, co klient opravdu potřebuje a jak mu mohu s jeho prací pomoci. Hlavně ze začátku je výhodou, když můžu klást doplňující otázky, aby byl výsledek opravdu podle představ klienta. Velkým usnadněním je také jeho zpětná vazba - abych věděla, co jsem udělala výborně nebo co je potřeba dělat jinak.
Co vám pomáhá pracovat na dálku?
Velkou pomocí jsou různé aplikace jako Google disk, Trello nebo Evernote. Velké množství informací si s klienty předáváme právě takto.
Cítíte, že práce asistentky ovlivnila i váš život?
Práce asistentky mi zásadně pomohla k návratu do pracovního života po rodičovské dovolené. Dva a půl roku doma je dlouhá doba, v měřítku dnešního rychlého vývoje technologií a systému práce. Navíc nejsem typ člověka, který dokáže sedět osm hodin v kanceláři. Takže v OFFICE to go oceňuji nezávislost a samostatnost, možnost učit se nové věci a setkávat se se zajímavými lidmi.
