Outsourcing velmi dlouho patřil jen mezi úsporné a optimalizační nástroje. Dnes je to jinak.
Moderní firmy si z outsourcingu udělaly strategickou výhodou. Umožňuje jim růst bez zbytečného rizika a fixních nákladů. Pomocí outsourcingu získávají přístup ke specialistům, lépe zvládají škálování i dynamické změny trhu.
A pozor! Zdaleka nejde jen o výsadu velkých korporací. Je stále dostupnější pro podnikatele, malé i střední firmy.
Outsourcing je forma delegování. Svou agendu a rutinní činnosti nepředáváte na kolegu z týmu, ale na externí specialisty nebo firmy.
Zatímco rutinní nebo technicky náročné úkoly za vás řeší spolehlivý partner, vy věnujete svůj čas tomu, co umíte nejlépe. Správně využívaný outsourcing přináší vyšší efektivitu, úsporu nákladů a rychlejší růst.
Nejčastěji se outsourcují oblasti, které nejsou jádrem podnikání:
Ve všech oblastech platí jednoduché pravidlo: Nemusíte být expertem na všechno, abyste byli úspěšní. Stačí si rozmyslet, pro které činnosti si postavíte vlastní týmy a které přenecháte externím specialistům.
Outsourcing přináší tři zásadní benefity: úsporu, flexibilitu a know-how.
1| Úspora
Externí tým nestojí firmu tolik, co interní zaměstnanec. Odpadá nábor, zaškolení, vzdělávání, dovolené, nemocenská, vybavení i fixní náklady na pracovní místo. Platíte jen za reálný výkon, odevzdané úkoly a to všechno jenom v době, kdy ho potřebujete.
2| Flexibilita
Potřebujete více lidí na projekt? Získejte je. Máte klidnější období mimo sezónu? Zmenšete tým. Bez náboru, bez propouštění, bez složitých procesů a hlavně bez stresu.
3| Know-how
Skrze outsourcing osvěžíte svůj tým o lidi, kteří dané činnosti dělají každý den. Mají zkušenosti z různých firem a projektů, sledují trendy a přinášejí nový pohled zvenčí - často cennější než interní rutina.
Outsourcing dává smysl, když:
Firma rychle roste a zakladatel nebo důležitý manažer stále řeší fakturace, zakládají smlouvy, vyřizují objednávky a odpovídají na dotazy zákazníků.
Když operativu převezme externí tým, stane se z chaosu systém. Majitel se věnuje vizím a strategii. A manažeři mají prostor na obchod a rozvoj a vedení lidí. Celá firma se díky tomu posune dál.
Outsourcing si s sebou nese špatnou pověst a většinou neprávem. Pojďme si vyvrátit tři nejčastější mýty:
Ztratím kontrolu
Naopak - získáte ji. Díky jasně nastaveným procesům, výkazům a reportingu v každé chvíli přesně víte, co se děje. Když opustíte mikromanagement, uděláte první krok k opravdu funkční organizaci.
Bude to neosobní
Dobře nastavený outsourcing funguje jako prodloužená ruka vašeho týmu. Komunikuje vaším jazykem, žije vaše hodnoty, dodržuje vaše pravidla a tvoří postupy. Žádný zákazník, dodavatel ani kolega nepozná, že danou činnost dělá externí pracovník.
Outousrcing je jen pro velké firmy.
Dávnou jsou pryč tyhle časy. Pro malé a střední firmy je outsourcing často nejrychlejší cesta, jak růst bez obrovských fixních nákladů. Kvalitní outsourcingové služby si dnes mohou dovolit i živnostníci, nebo úspěšní manažeři.
U jednoho z našich klientů, středně velké firmy, se jejich interní tým potýkal s přetížením. Nestíhal odbavovat základní administrativou ani komunikací se zákazníky. Stávající tým přicházel o nové zakázky a napětí mezi kolegy houstlo. Rozšiřovat jednotlivá oddělení o nové kolegy nedávalo smysl, nebylo pro ně dostatek práce. Stavět nový tým brigádníků, kteří často neměly potřebné kompetence, muselo se jim věnovat mnoho času navíc a ještě na ně nebyl spoleh, zase bralo čas majiteli.
Po úvodní analýze jsme převzali kompletní back-office a zákaznickou podporu (telefonní infolinku, chat na webu a odpovědi na e-maily). Sepsali jsme veškeré potřebné procesy a internímu týmu jsme dali k ruce zkušené kolegy.
Výsledek? Od té doby nezůstal žádný nezodpovězený dotaz, ani zatoulaný dokument. Čísla? Nárůst produktivity obchodního týmu o 25 %, zkrácení doby od objednávky po převzetí zákazníkem o 12 %. Spokojenější zákazníci a klidnější interní tým, který měl zase chuť pracovat na firemní kultuře.
Outsourcing je mnohem více než nástroj pro úspory. Je to především způsob, jak efektivně řídit kapacity, zefektivnit chod firmy a získat externí know-how. Z pohledu interního týmu přináší čitelnost, přehled a prostor pro růst. Z pohledu vedení společnosti dává svobodu a čas, který lze využít na vedení a rozvoj lidí, inovace nebo strategii.
Chytrý outsourcing není náklad. Je je to investice do času, stability a rozvoje firmy.
Firmy, které strategicky využívají outsourcing, dosahují v průměru o 65 % vyšší provozní efektivity a o 40 % rychlejšího škálování.
Dobře nastavený outsourcing není vztah klient - dodavatel. Je to partnerství, ve kterém se obě strany doplňují. Externí tým přináší odbornost, pružnost, rychlost a stabilitu, interní tým zase firemní kulturu, znalost produktu, služby i zákazníků. Společnými silami tvoří firmu, která zvládne více. Bez vyčerpání lidí a bez zbytečných nákladů.
Outsourcing není o ztrátě kontroly. Je o získání prostoru dělat to, co má největší dopad na firmu.
